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针对学用 贵在坚持——浅谈档案管理专业的自学
  当今社会,尽管人们接受高等教育的机会越来越多,但仍有许多人由于种种原因没有或错失这一机会。而接受高等教育并成为一名大学毕业生,只能是他们萦绕心底的梦想。正是高等教育自学考试,为他们打开了通向梦想的另一条路。笔者参与高等教育自学考试档案管理专业的教学工作已有18个年头,对于自考生的苦辣酸甜,深有感触,下面谈谈对几个问题的看法,以对自考生提供一些帮助。   一、档案管理专业的培养对象   档案管理学是一门实践性很强的应用科学。并不像人们所误解的那样:抄抄写写,整天守在库房内,与那些废纸打交道;或者误以为那装在牛皮纸大口袋里的人事档案,才是档案。其实,档案无处不在,无处不用,人人身边都有档案,人人都在档案之中。档案工作是国家管理工作的一部分,比如机关档案管理是机关行政管理系统的组成部分,企业档案管理纳入企业管理系统之中,科研档案管理是科研管理系统的构成要素。因此,档案工作是维护党和国家历史真实面貌的一项重要事业。那么,哪些人报考档案管理专业比较合适呢?   第一种类型:具有高中或相当于高中学历者,并有一定自学能力和积极进取精神者。   第二种类型:从事与档案工作相近工作的同志,比如办公室工作、文秘工作、某种管理工作、图书情报资料工作等等。由于工作的压力,迫切需要提高专业与文化知识水平,力求通过自学考试这个途径,继续“充电”,以适应人才竞争的需要。   第三种类型:通过档案管理专业自学考试获取学位,为了谋求一份比较理想的工作的人。在市场经济条件下,国家政策允许人才流动。有一部分人目前尚未找到合适的工作,或者已就业,但对自己的工作并不满意,总想有机会另谋高就,而自学考试恰恰提供了这样一次难得的机会。   二、档案管理专业的发展远景   我国建立社会主义市场经济体制,这是一场深刻的社会变革,对我国各个领域都产生了巨大影响。档案事业也不例外。市场经济既给予了它良好的机遇,也提出了严峻的挑战。   首先,社会主义市场经济体制的建立为档案管理人才的需求提供了良好的市场。随着经济建设和科技进步的加快,对人才的需求在数量和质量上都提出了新的要求。市场经济的建立使企业获得活力,但同时也使企业充满风险和竞争。信息对企业的经营管理决策,具有十分重要的作用,它关系到企业的兴衰存亡。档案信息作为企业的重要信息资源,必将受到决策者的青睐和重视。随着市场经济的发展和市场竞争的日趋激烈,必然需要大量优秀的档案信息管理与分析人才进行信息开发,为企业经营管理服务,使企业立于不败之地。这为自考生选择就业门路提供了广阔远景。   其次,人才的需求已不再是单一专业型,而是全方位、综合型的人才。既要有扎实的专业基础,又要有广博的知识结构。从中国人民大学档案学院近几年毕业生的就业情况来看,毕业生已由过去单一的档案馆、档案室需求,大量转入从事综合性办公等行政工作。绝大多数用人单位在招聘时,不仅要求考生具备扎实的档案专业基础,更注重对其进行综合素质能力的考察,要求考生具备较强的文字写作功底、办公软件操作技能、行政组织能力等等。根据这一情况,北京市高等教育自学考试档案管理专业专科的考试计划,也作了相应调整,由原来的11门课程,增加到16门课程,而新增的“电子文件管理”、“企业档案管理”、“公共关系学”、“办公自动化原理与应用”等课程,就是为了适应不断扩大的就业需要而设立的。   三、档案管理专业课程之间的关系及选考方法   1.专科课程   在新公布的专业考试计划中,档案管理专业除“马克思主义哲学原理”、“邓小平理论概论”等公共课外,还设有10门专业课,共计72学分。   如果按学科性质这10门专业课可以划分如下三种类型:   第一类:专业基础课,包括“文书学”、“电子文件管理” 和“档案学概论”。“文书学”与“电子文件管理”两门课程是学习档案管理专业首先要掌握的基本知识,因为档案是由文件(包括电子文件)转化来的,所以应该优先选择自学“文书学”,如可能一并选学“电子文件管理”。“档案学概论”是档案管理专业的基础理论课,是自学档案管理专业其他几门课程的前提与条件。只有弄懂弄通一些基本概念、理论、原则等,才有助于其他专业课的学习。   第二类:专业主干课,包括“档案管理学”、“科技档案管理”、“档案保护技术”、“档案文献编篡学”。这四门课是档案管理专业的主要专业课,均为6学分。因此,应该集中精力,集中时间,尽最大努力把它们学好。在学习顺序上,首先应学习“档案管理学”,其次是“科技档案管理”,再次是“档案保护技术”和“档案文献编篡学”。   第三类:专业分支课,包括“档案文献检索”、“企业档案管理”、“档案文献复制技术”。这三门课是档案管理专业的专业分支课,在内容上与第二类课程有些互相关联之处。因此,一般在掌握第二类课程的基础上,自学这几门课程比较适宜。   在选报考试课程时,也可以考虑采用下面三种办法:   (1)“档案管理学”与“档案文献检索”同时选学,因为前者在宏观上包括后者,而后者则更侧重于微观的分类与操作。同时通过自学,可以互相印证,互相启发,互为补充。   (2)“科技档案管理”与“企业档案管理”同时选学。前者的许多内容在后者的内容中会重复体现,只不过论述的主体、对象有些不同罢了。这样同时选学,可以节省自学时间,防止重复记忆,可以互相补充。   (3)“档案保护技术’与“档案文献复制技术”同时选学。前者是对档案保护技术的宏观论述,而后者则集中在档案文献复制技术这一专门技术的原则与操作技术上,两者既有区别又有联系。同时自学可以互相启发、互相补充,加深记忆。   总之,档案管理专业专科考试水平与普通全日制高等院校同类专业专科的要求一致。凡取得本专业专科规定的16门课程成绩合格,累计学分达到72学分,思想品德经鉴定符合要求者,发给北京市高等教育自学考试档案管理专业专科毕业证书。   2.独立本科段课程   档案管理本科段,按照新的专业考试计划安排,除“毛泽东思想概论”、“马克思主义政治经济学原理”和“英语(二)”【或“日语(二)”或“俄语(二)”】等公共课外,还有7门专业必修课与2门选修课,计70学分以上。   那么这7门专业课是怎样的一种关系,应该先学什么后学什么呢?一般来讲,应按照考试计划的安排,来作自己的自学与考试计划。这7门课,按学科性质可以分为三类:   第一类:历史类,包括“中国政治制度史”、“中国档案事业史”两门课程。这是在专科学习基础上,对档案专业基础知识的深化与延伸,而且信息量比较大,所以两科均为7学分。这两门课程均是在理解的基础上,以记忆为主。   第二类:管理类,包括“外国档案管理”、“档案行政学”两门课程。这两门课虽同属管理类,但前者内容有外国档案的历史部分。因此学习这两门课要区别不同特点。后者也涉及我国档案行政管理的历史,但比重很小。学习“外国档案管理”以记忆为主,学习“档案行政学”除了对基本概念、原理强调记忆外,对档案行政管理的原则与方法则强调在充分理解的基础上,再加深记忆,有一定灵活性。   第三类:应用类,包括“管理系统中计算机应用”、“社科文献检索”、“办公自动化原理及应用”三门课程。这三门课程的共同点是强调应用与操作,而且通过上机、实验与实习,能够加深对自学知识的理解与运用。因此,自学这三门课,不能死记硬背,必须与实际操作环节有机地结合起来。   应该说,这三类7门课程之间的联系不大,所以在自学考试时可以本着先易后难的原则,先考第一类或第二类,因为这4门课主要以记忆为主,对于已有十几门专科课程考试经验的自考生,应该说不是太难,应争取在较短的时间内通过这4科考试。   相比之下,第三类的3门课程难度更大一些。是因为这些课程只依靠记忆并不能解决问题,还需要通过实际操作来回答一些方法与技术问题。鉴于上述特点,在应试安排上,这3门课可以适当往后安排。但也不是绝对的,比如,有些自考生对于此类课程的操作方法与技术比较熟悉,那么就可以与前两类课程穿插安排进行应试,而且记忆与操作相辅相成,相得益彰。也可以调节因记忆繁多而带来的精神上的压力。   党的十一届三中全会以后,档案工作的重点开始转移到为社会主义现代化建设服务的轨道上来,档案工作本身也逐步实现了管理现代化。因此,档案管理专业需要加强相关学科的知识、数理知识和现代化管理技术知识的教育。市场经济体制的确立将逐步改变人们的就业观点,单向选择的就业模式将被劳动合同制、聘用制、公务员制等灵活的、非稳定型的就业模式所替代。自学考试毕业生可进入职业市场,也可以用自己所掌握的科学文化知识、经验和技能进入智力市场。自考生应加强应变能力的培养,以拓宽自身的择业面,这就要求自考生加强对相关知识的理解与掌握。   第一,大力加强基础知识的学习。比如:学习语文知识,学好应用文写作,努力提高文字表达能力;学习计算机应用与管理方面的知识。   第二,尽可能拓宽边缘知识面。比如:学习法律基础知识、公共关系学、办公自动化等相关课程。   第三,增强技能训练。为了提高自己的应变能力和适应较多的就业机会,自考生应加强实际操作技能的训练,比如:外文打字、书法技能、办公自动化、计算机信息处理、通讯类等设备的实际操作能力的训练。   四、写好毕业论文   根据北京市高等教育自学考试档案学专业(独立本科段)考试计划的要求,本科段自考生在全部考试包括笔试及实践环节考核合格后,开始撰写毕业论文。毕业论文由自考生自己提出选题方向,经主考学校指导教师审定,指导教师由主考学校指定。   毕业论文的写作,是自考生几年来所学专业知识综合运用的过程和结果,其水平高低已成为检验学习成绩和教学效果的一个重要标志,故历来为自考生与教师所重视。纵观近年来的毕业论文,主要存在以下几个问题:   (1)有些目考生对毕业论文重视不够,投入的时间与精力偏少。   (2)少数自考生认为考试合格即“大功告成”,毕业论文只是走走形式,草率应付,其质量可想而知。有的甚至明确表态:不求优秀,只求过关;还有极少数目考生东拼西凑,大段抄袭,试图蒙混过关。   (3)写作功力欠缺。比如,不知如何选择毕业论文题目;体裁不当,有的把毕业论文写成学习总结、读书心得体会,叙述说明有余而论述不足,或者有论点而无论据;思路不清,结构紊乱,重点不突出,缺乏逻辑层次;有的段落划分不合理;有的空话连篇等等。   针对上述问题,提出以下几点改进措施:   (1)主观努力,认真对待。写好毕业论文的关键在于自考生要有端正的态度,及严谨、求实、刻苦的学风。只有将毕业论文的写作与社会对大学生的知识结构、能力的要求结合起来,才能更加重视写作能力的培养,才能在平时学习中自觉加强文化基础与专业基础知识的学习。   (2)注重平时“读、写、议”能力的培养。毕业论文的写作与平时的“读、写、议”能力的训练、培养是密切相关的。要求自考生多读参考书、多写小论文,多参与相关问题讨论,不断扩大视野,增加知识积累,熟悉文献资料的各种调研方法;争取多参加写作实践,活跃学术气氛等。   (3)在指导教师的直接指导下,认真完成毕业论文的写作。指导教师应帮助、启发、指导自考生选择毕业论文题目,撰写详细的写作提纲,提供参考书目与资料,对论文初稿提出修改意见等。   (4)选定适宜的毕业论文题目很重要,它是关系到能否写好论文的关键。第一,要调查研究,了解档案界学术研究的大体情况以及发展趋势,做到心中有数。第二,要对档案工作进行实际调查,尤其是没有从事档案工作的自考生,更要到档案工作部门进行必要的考察研究,以增强感性认识,从档案工作实践中去发现和选择论题。第三,广泛查阅档案书籍与期刊,从中受到启发。查阅有关资料,是选题的主要方法之一,现在全国有七十多种档案期刊,其中《档案学通讯》《档案学研究》《中国档案》《北京档案》《浙江档案》《档案与建设》等刊物,刊载大量学术性文章,多读多选,肯定对选题有帮助。第四,选择的题目不能过大(比如:《论档案工作现代化》),也不能过小(比如:《案卷如何装订》),选题要大小适宜,量力而行。一般是从自己对该题目有过初步考虑,或者在工作中有些体会,至少是比较熟悉,也比较感兴趣的题目中选择。最后,在与指导教师密切联系的过程中,经过慎重考虑完成选题任务。   (5)先列提纲,再动手起草论文。经过选题、选择材料之后,不是马上动笔,而是深思熟虑、构思腹稿,构思成熟了,论文提纲也就有了初稿。提纲可以简要,也可以详细。一般分为:题比序言、本论(分为二至三层,只列小标题即可)、结论、参考书目等几项内容。   提纲写成后,征求指导教师的意见,如无大的改动,即可以动手起草文章,最好一气呵成,不要写写停停。初稿完成后不要急于上交,要反复修改几遍,自觉可以,再交指导教师征求意见,虚心听取建议再反复修改,直到自己满意为止。   (6)按要求打印数份,沉着冷静进行毕业论文答辩。答辩前自考生一般都比较紧张,不知从何准备。其实口头回答答辩小组成员提出的问题,是对数年来自学成果的综合测试,它可以不受题目的局限,放开讲述自己的见解,允许联系实际,阐述自己的创新观点。在答辩前要给自考生一定的准备时间。根据我18年来的工作实践,自考生的口头表达能力还是有一定基础的,只要认真准备,灵活应对,这一关会顺利通过。   五、自学考试的方法   提高机关、企业、事业单位工作人员文化与专业素质的途径很多,参加自学考试是其中之一。自学考试是求职者提高专业素质的好途径,因为自学考试有着与其他途径不可比拟的优越性。比如:不受年龄限制;不受时间限制,只要你想学习,每年均有两次报名机会,而且无论你学多长时间(最好在相邻的两个考试计划期内完成全部课程考试),考过一门就可结业,直到考完全部规定课程即可毕业;不影响工作,只要安排好,可以不在工作时间内学习,充分利用业余时间学习;耗资少,无论何种形式的自学辅导与培训,收费较其他形式的培训少;最重要的是自学考试后颁发国家承认的毕业文凭。本科毕业通过毕业论文答辩,还可以取得国家颁发的学士学位证书。   自学考试虽然有上述诸多优越性,但在学习方法上,必须注意以下几点,才能取得好成绩。   1.提高认识,要有信心与毅力。   “既然选择了远方,就要风雨兼程”。自考不是一帆风顺的,大都要工作、家务、学习三副重担一肩挑。时间靠自己挤,疑难靠自己解,方法靠自己摸,教材靠自己找,困难是可想而知的。每取得一门单科合格证书,大约需要做三四万字的学习笔记,反复熟练阅读几十万字的教材,熟背上百个基本名词概念,还要做大量的练习题。自考生如果没有强烈的求知欲望和顽强的毅力,是不可能成功的。   2.打好基础,循序渐进。   首先,要制订合理的自学计划。制订计划要根据自己的实际水平与能力,并要遵循学科间的衔接规律。档案管理专业自学考试专科16门课程,本科段12门。大体上可以按照公共课、专业基础课和专业课的顺序参加考试,这样符合由基础到专业、由普遍到特殊的规律。许多专业课之间的内在联系较为密切,如“文书学”与“档案管理学”,“档案管理学”与“科技档案管理”,“档案保护技术”与“档案文献复制技术”等,尽可能将这些课程的考试安排得集中一些。在考试进度上,初次考试由于缺乏经验,先只考一门课,以后每次逐渐增到2~3门课,这样准备的时间较为充分,考试的成功率也比较高。   其次,要掌握和运用科学的记忆方法。档案管理专业的各门课程,许多内容都要在理解的基础上强化记忆。有的自考生总结出了概括法、列表法和口诀法。概括法就是将教材中的某一部分内容概括成若干关键词和基本概念,概括到据此能回忆出大致内容为适度。列表法就是把一些易于混淆的名词概念。事件列表进行比较,区别异同,便于记忆。口诀法就是将某个重要概念中每句话都抽出一个有代表性的字,编成口诀背诵。   3.通读和精读相结合。   目考生通常缺乏教师面授,很难把握学习重点。因此,全面、准确地掌握教材的基本内容,是自学中最重要、最基本的环节。通读是基础,精读是深化,两者相辅相成。   自学档案学,不能把章、节作为孤立的部分死记硬背,而要边学习边思考,前后联系,融会贯通。例如在学习《档案管理学》的“档案价值鉴定”这一章时,首先要联系档案的作用与价值、档案的管理以及档案的提供利用等内容,认清档案鉴定这个环节在整个档案工作中的地位和作用,使这一章的内容与全书有机地联系起来,从而加深对教材内容的理解。每年自 学考试试题都有变换提问方式和提问角度的“活题”和贯穿各章节的“通题”,这些题目主要考查自考生对所学知识的理解程度和应用能力,只有全面系统地把握教材内容,切实掌握各章节之间的脉络、才能在考场上应付自如。   4.理论联系实际。   档案学具有很强的实践性,不联系档案工作实际是很难学好的。档案学涉及到文书工作、文书档案工作、科技档案工作、档案编研工作、档案保护技术、计算机管理等诸方面,即使从事档案工作的同志也很难全面接触所有业务,就更不用说有些没有从事档案工作的自考生了。如何解决这一矛盾呢?可以采取以下五种方法:   (1)向从事档案工作多年并具有一定理论知识的同志请教,有目的地去接触各业务环节,增强书本以外的感性知识。   (2)利用自己在某项档案工作中的实践经验,去举一反三,理解和学习其他课程。   (3)从有关的参考资料中获取实例,取得间接经验去说明理论问题。   (4)找一些同专业的学友,常在一起探讨与交流学习心得体会,取长补短,互相启发。   (5)善于分析,反复思考,多做练习。   5.掌握与运用正确的应试方法。   有的自考生平时课程学得挺好,但考试成绩不理想,这就与没有掌握正确的应试方法有关。下面几个问题应引起重视:   (1)考前作好充分准备,保持良好的竞技状态。在考前半个月,找出以前的考卷,了解考题的类型、出题的角度、答题的方法,可以自己先考考自己,看看实际掌握的程度和存在的 不足。临考前要适当松弛高度紧张的神经,尽量保持情绪的轻松稳定。   (2)考试时科学地分配时间。拿到试卷后,先全面看一遍,掌握试题数量和难度,合理分配时间,适当留有检查、补充、修改的时间,防止前松后紧的情况。遇到难题,不要耽误太多的时间思考,等全部题目做完后,回过头来再想。   (3)注意审题。认真分析、理解题意,从而把握答题的要领。审题要逐字推敲,不能凭“想当然”答题。考试中,如遇到不会做的题,也要反复想一想,知道多少写多少,不要轻易放弃。   (4)掌握答题技巧。名词解释要求准确和简明扼要,不要过多论述。简答题则要求观点简单明确,一般不要求联系实际。论述题主要考查考生运用基本原理分析解决实际问题的能力,答题时要观点明确,既有理论色彩,又要联系实际,因此难度较大,书写前最好先拟一个简单提纲。另外在答题时,要注意文字通顺,字迹清晰,标点符号正确,卷面整洁。   自考相伴的路上,自考生应学会一种精神,那就是耐心。这耐心中包含着从不绝望,从不放弃。自学考试的路很长,但很有希望,要继续朝前走,为了迎接明天的挑战,必须坚定地走下去!